Autor: Nedžad Junuzović
Zamislite da trebate ocijeniti svoj tim na ljestvici od jedan (1), uopšte se ne slažem sa iznesenom tvrdnjom, do pet (5) – u potpunosti se slažem sa izrečenim:
- U timu, gdje radim, je jednostavno izraziti svoje mišljenje koje se ne slaže sa opšteprihvaćenim.
- Članovi tima otvoreno razgovaraju o problemima i međusobnim neslaganjima.
- U timu se često vode žustre, stručne, diskusije i argumenti se iznose otvoreno bez straha da će izazvati odbrambeni stav.
- O problemima u radu i teškim pitanjima se razgovara čim se primijete.
- Ukoliko član tima pogriješi on neće biti kritikovan, već će biti ohrabren da nastavi dalje, a greška se prihvata kao dragocjena prilika iz koje svi mogu nešto naučiti.
- Ideje i napori za promjenu i unapređenje postojećeg stanja su saslušani i podržani od strane kolega u timu.
- Kolege u timu se osjećaju slobodnim isprobati nove stvari bez straha da će biti prekoreni radi eventualnog, neočekivanog, rezultata.
- U timu nema ,,politikanstva” niti prisvajanja tuđih zasluga.
Ako su vaši odgovori bliži četiri (4) ili pet (5), dio ste tima sa jakom psihološkom sigurnošću. Ali šta tačno znači psihološka sigurnost i zašto je ona ključna?
Psihološka sigurnost je uvjerenje da je vaše radno mjesto siguran prostor gdje se osjećate slobodnim podijeliti svoje ideje, priznati greške, tražiti pomoć ili ukazati na probleme bez straha od ismijavanja, odbijanja ili kažnjavanja. Osjećaj sigurnosti je zasnovan na izgrađenom međusobnom povjerenju. Povjerenje je osnovni preduslov da se uspješno radi zajedno.
U nastavku je primjer iz stvarnog svijeta kako je psihološka sigurnost izgrađena u kompleksnom projektnom okruženju. Novoformirani razvojni tim preuzeo je projekat sa značajnim tehničkim dugom. Ključni zainteresovani nisu bili zadovoljni prethodnim timom i zahtijevali su brze rezultate. Novi tim bio je veoma raznolik, sa jedanaest članova iz četiri različite kompanije i dvije države, od kojih mnogi nikada prije nisu radili zajedno. U tako stresnom okruženju, voditelj tima je prepoznao ključnu potrebu za izgradnjom povjerenja i psihološke sigurnosti.
Zdravi temelji
Voditelj tima se u prve tri sedmice svog rada, pored prikupljanja osnovnih informacija, posvetio postavljanju osnova za izgradnju međusobnog povjerenja i poštovanja u timu. U nastavku su ključni koraci postavljanja temelja na kojem će se razvijati zdravi međusobni odnosi u timu.
Lični kontakt: Voditelj tima je prioritet stavio na lično upoznavanje, putujući u drugu državu kako bi radio s zajedno sa dislociranim članovima tima barem tokom jedne iteracije razvoja rješenja. Ovaj lični angažman pomogao je u uspostavljanju veze i pokazao istinsku posvećenost. Također, voditelj tima je iz neposrednog kontakta dobio važne informacije koje ipak nije moguće ostvariti isključivo ,,radom na daljinu”.
Učenje iz grešaka: Tokom početnih diskusija, voditelj tima je naglasio da su greške očekivane u kompleksnim projektima. Fokus je stavljen na postepeno otklanjanje grešaka i unapređenje rada tokom vremena kroz poboljšanje procesa, umjesto traženja krivca.
Pravila retrospektive: Retrospektive razvojnog tima su vođene iza zatvorenih vrata, bez prisustva menadžmenta ili nekoga ko radi evaluaciju pojedičnog doprinosa kolega u timu. Navedeno pravilo se odnosilo i na komunikacijske kanale kolaboracijskih alata (Slack, Jira). Na ovaj način je osiguran prostor za neometan otvoreni dijalog i stručne diskusije.
Okvir za rješavanje sukoba: Usvojen je strukturirani pristup za rješavanje nesuglasica: Članovi bi prvo pokušali riješiti nastale sukobe direktno. Ako to ne uspije, zamolili bi nekog od kolega iz tima da posreduje. Kao posljednja opcija, neriješena pitanja bi se iznijela cijelom timu prije, eventualne, eskalacije menadžmentu.
Ključni izazov: Marketing tim nije mogao znati, niti približno, kad mogu očekivati isporuke novih softverskih funkcionalnosti kako bi planirali svoje aktivnosti. Dijagrami performansi prethodnih iteracija su jasno pokazivali velike varijacije i nestabilnost rada razvojnog tima. Problem nagomilanog tehničkog duga je dodatno usložnjavao čitavu situaciju. Svi članovi tima su, nakon predočenih izazova, iskazali svoju spremnost da se problemi zajedno rješavaju.
Definiranje uloga i odgovornosti: Kreiran je dokument “Način rada” (eng. “”Way of Working”, WoW) koji jasno definiše životni ciklus razvoja softvera (SDLC), strukturu sastanaka i odgovornosti različitih uloga u timu. Utvrđeno je, npr., da su članovi razvojnog tima ,,vlasnici” SDLC procesa na sličan način kao što je Product Owner ,,vlasnik” softverskog proizvoda. Također, uvedena je nova uloga odgovorna za arhitekturu rješenja (“Architecture Owner”). WoW je živ dokument koji se kontinuirano ažurira sa promjenom i dogovorenim unapređenjem načina rada razvojnog tima.
Nulta tolerancija za politikantstvo i ogovaranje: Tim je usvojio strogu politiku protiv “politikantstva” i ogovaranja, jačajući kulturu uzajamnog poštovanja i transparentnosti. Politikantstvo je, misleći da se čuva vlastiti interes, govoriti ono što je ugodno, umjesto što je potrebno i neophodno reći, tamo gdje je potrebno reći.
Izgradnja povjerenja i poštovanja: Povjerenje je definirano kao uvjerenje da vam niko neće učiniti ono što ne bi željeli da se učini njima samima. Poštovanje je okarakterisano kao podrška dogovorenim odlukama, čak i kada se s njima ne slažete, te pomoć kolegama u njihovoj realizaciji.
Podsticanje empatije u timu: Voditelj tima je podijelio jednostavnu, ali duboku ideju: “Sretan sam kada je moj kolega sretan, i učinit ću sve što mogu da doprinesem njegovoj sreći.” Ovo se tokom zajedničkog rada odrazilo kroz praktične akcije, poput redovnog ažuriranja Jira zadataka kako bi se olakšao posao voditelja tima ili pravovremenog završetka zadataka kako bi drugi imali dovoljno vremena završiti svoje obaveze.
Dinamika tima
Novi početak i dobra komunikacija na početku su donijeli entuzijazam, samopouzdanje i međusobno povjerenje su se počeli vraćati u timu. Na postavljenim, zdravim i jasnim temeljima uspostavila se pozitivna dinamika prikazana na slici.
Veće povjerenje vodi ka manjem strahu, intenzivnijim otvorenim diskusijama, jačem uvjerenju da su različita mišljenja dobrodošla, većem usmjerenju ka učenju. Sve navedeno vodi ka manjim problemima u isporučenom softveru što ponovo smanjuje strah od neizvjesnosti, kao što je eventualno raskidanje ugovora. Važno je istaći da je navedena struktura ,,nevidljiva” golim okom, ali je ona od ključne važnosti za zdravu komunikaciju ,,vidljivu” u odgovorima na naša pitanja sa početka ovog teksta.
Rezultati
Posvećenost tima izgradnji sigurnog i poštovanog okruženja se isplatila. Članovi su postali otvoreniji i spremniji na saradnju, stvarajući dinamiku u kojoj su izazovi jačali koheziju tima umjesto da ga narušavaju. Kako je jedan kolega to jednostavno opisao: “Postoji ta hemija među nama.“
Izgradnjom psihološke sigurnosti voditelj tima je obezbijedio osnovne pretpostavke za uzajamno povjerenje i visoku produktivnost, omogućujući timu da se suoči s tehničkim dugom i ostvari rezultate uprkos postojećim preprekama.
Kako možete izgraditi psihološku sigurnost?
Počnite postavljanjem dobrih temelja. Postavite i održavajte sistem koji će ljudima omogućiti da grade međusobno povjerenje, te tako budu zadovoljniji i produktivniji. Počnite s podsticanjem otvorene komunikacije: ohrabrite članove tima da iznose svoje misli bez straha.
Razjasnite odnos prema greškama. Nisu sve greške iste niti zahtijevaju isti tretman. U ponavljajućim, jednostavnijim, zadacima greškom se smatra odstupanje od procedure dok greška u krajnjem ishodu nije poželjna. Kod kompleksnijih poslova greške u krajnjem rezultatu je potrebno tretirati kao prilike za učenje i napredak. Nikako nije ista, npr. pogreška kod uključivanja pacijenta na dijalizu i greška (,,bug”) aplikacije u testnom okruženju.
Modelirajte povjerenje i empatiju u svom ponašanju. Jednostavno rečeno, budite primjer osobe kakva želite da i drugi budu. Neka vaše riječi, dijela i razmišljanja budu u potpunom skladu. Samo sa vlastitim integritetom možete integrisati i vaš tim.
Psihološka sigurnost se ne gradi preko noći, ali uz dosljedan trud, možete kreirati okruženje u kojem svi daju svoj maksimum i uživaju u poslu.