Autor: Nedžad Junuzović
Prije izvjesnog vremena pažnju mi je privukla vijest o jednoj bosanskohercegovačkoj opštini koja je, u želji da konačno uvede “ured bez papira”, objavila tender za nabavku i implementaciju novog DMS sistema (Document Management System). Slučaj ne bi izazvao veću pažnju da sličan DMS sistem ranije već nije nabavljen i plaćen.
Nova nabavka obrazložena je tvrdnjom da se postojeći sistem ne koristi, da ima ograničene funkcionalnosti i da ne prati stvarne procese organizacije. S druge strane, dobavljač starog sistema tvrdi da nikada nisu ni dobili priliku demonstrirati mogućnosti rješenja, te da sistem već ispunjava tražene zahtjeve.
Naravno, nas ovdje ne zanimaju eventualne afere i sumnje već činjenica da veliki broj implementacija softverskih rješenja propadne upravo na ovakav način.
Digitalizacija nije kupovina kuhinje po mjeri
Nakon što sam kontaktirao jednog nadležnog ministra da mu predstavim izazove digitalizacije, njegov komentar me je zatekao:
,,Nije mi jasno šta mi hoćeš reći. Jer, nama kad treba uraditi digitalizaciju mi jednostavno angažujemo firmu da nam to uradi. Sasvim jednostavno.”
Upravo u ovakvom razumijevanju je suština problema. Zaista bi bilo lijepo da možemo kupiti ,,digitalizaciju” kako to kupujemo namještaj u kancelariji. Ali ne možemo. Možemo kupiti softver, ali softversko rješenje mora razviti tim sastavljen od predstavnika organizacije i dobavljača tokom realizacije projekta.
Softver je samo alat dok je Softversko rješenje kompletan sistem kojeg čine:
- softver sa svojim funkcionalnostima
- novi način rada, odnosno poslovni procesi koje softver treba da podrži
- dokumentacija
- edukovani korisnici
Slika prikazuje upravo to: softver je samo dio slagalice. Sve ostalo mora razviti pažljivo formiran projektni tim.
Zašto projekti najčešće ne uspijevaju?
Tokom implementacije softverskog rješenja, dešava se nešto veoma jednostavno, ali često ignorisano:
- Dobavljač softvera treba naučiti način na koji korisnik obavlja svoje svakodnevne zadatke. Treba naučiti poslovne procese.
- Korisnici trebaju naučiti funkcionalnost softvera
Navedeni proces, zapravo prenos znanja, treba trajati tokom cijele implementacije projekta. Ako se softver ne prilagodi procesu i proces ne prilagodi softveru (gdje je to opravdano) dobijamo poznati rezultat: sistem postoji, ali ga niko ne koristi.
Navedeni prenos znanja se nikada ne dešava u ,,ad hoc” maniru. Za to je potrebna odgovarajuća struktura projekta za koju je odgovoran project manager na strani organizacije. Neko ko integriše projektni tim, razumije standarde implementacije softverskih rješenja i ko može voditi promjenu unutar organizacije.
Naravno, postoje i brojni drugi faktori koji utiču na konačni ishod projekta. Neki od njih su predstavljeni i u našoj ranijoj objavi: ,,Da li ste iskoristili puni potencijal tehnologije?“
Jedna rečenica koja je promijenila sve
Sličnu situaciju sam doživio i u kompaniji u kojoj sam ranije radio. U tendersku dokumentaciju uvrstili smo samo jednu rečenicu koja je uzrokovala odustajanje dva ,,najozbiljnija” dobavljača:
,,Projekat je potrebno provesti kao agilnu (eng. ,,Agile”) implementaciju kako to predviđa međunarodni institut za upravljanje projektima (pmi.org)”
Agilna implementacija zahtijeva saradnju, transparentnost, iteracije i učešće korisnika, a ne samo instalaciju softvera i predaju licence.
Prije naredne nabavke softvera bilo bi dobro zapitati se…
Ako uskoro planirate nabavku ili implementaciju softverskog rješenja, zastanite na trenutak i razmislite:
- Imate li formiran projektni tim?
- Ko vodi promjenu unutar organizacije?
- Da li razumijete procese koje softver treba podržati?
- Da li samo kupujete softver ili očekujete softversko rješenje?
- Da li korisnici učestvuju u definisanju zahtjeva?
- Da li ste spremni investirati u prenos znanja o procesima rada dobavljaču softvera?
- Da li je vaš voditelj projekta kompetentan za vođenje kompleksnog prijekta ili posao planirate delegirati prvome ko ,,ima dovoljno vremena”?
Projekti implementacije uglavnom ne propadaju zbog “lošeg softvera” ili ,,tehničkog neznanja”, već zato što nisu osigurani osnovni uslovi da softver postane funkcionalno rješenje.
Javite se
Ako vas zanimaju konkretne metode kako da:
- postavite strukturu projekta
- definišete uloge i odgovornosti
- uključite korisnike na pravi način
- smanjite rizik od loše implementacije
- ili započnete digitalnu transformaciju – bez lutanja i promašaja
Tu sam da pomognem iskustvom, metodologijom i praktičnim primjerima.
Javite se. O čemu bi ste voljeli da pišem u sljedećoj objavi? Kako napredujete sa digitalnom transformacijom u vašoj organizaciji?